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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI E IL PROCESSO DI DEMATERIALIZZAZIONE

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24
lug

Con la pubblicazione, a fine 2014, del decreto che regolamenta l’attuazione del Codice per l’amministrazione digitale, l’Italia ha intrapreso un percorso che predilige il digitale alla carta. Il decreto fa parte delle regole tecniche sui documenti digitali che consentono di gestire i documenti senza il supporto fisico della carta. Il percorso ha visto coinvolte tutte le pubbliche amministrazioni in tutte le fasi della generazione, archiviazione e trasmissione dei documenti.

Già nel dicembre 2013, l’Italia si era dotata di una normativa per la conservazione dei documenti elettronici e il protocollo informatico. A completamento dell’iter poi sono arrivate a inizio 2015 le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Abbiamo già affrontato a suo tempo nel nostro blog (qui e qui) il tema conservazione sostitutiva dei documenti, per semplicità riportiamo la definizione: la Conservazione digitale a norma è quel processo che consente di sostituire i propri archivi cartacei con quelli informatici o, meglio, è quella modalità operativa che permette di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.

Questo nuovo percorso di dematerializzazione nello scambio di informazioni da e per la Pubblica amministrazione oltre a rendere trasparente, semplice, continuo e sicuro il rapporto tra il cittadino e lo Stato, ha dei risvolti positivi anche nella vita quotidiana del cittadino stesso; che si tratti di un individuo, un‘impresa, un artigiano o un professionista. Infatti, nulla vieta che tali processi siano utilizzati anche dai soggetti privati per sostituire il proprio archivio cartaceo contenente tutti quei documenti da conservare obbligatoriamente per permettere i controlli fiscali. Un’azienda per quanto la riguarda, può implementare un processo di dematerializzazione, innovando così i servizi offerti ai propri clienti, raggiungendoli attraverso nuovi canali di vendita, direttamente, digitalmente ed in forma remota, senza vincoli di orari e distanze che possono incidere nelle attività aziendali. La dematerializzazione serve anche a ridurre il rischio di smarrimento di documenti. Con una gestione digitale dei documenti si può per esempio introdurre una maggiore standardizzazione e trasparenza del processo, vincolato da passaggi autorizzativi e di firma, riducendo le possibilità di produrre documenti incompleti.

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